تتيح خطة حوكمة المعلومات تدبير دورة حياة محتويات المؤسسة مع الاستجابة لمتطلبات الامتثال واحتياجات الأعمال. وعندما تكون مصمّمة جيداً، فإنها تحسّن تدبير البيانات، وتقلّص تكاليف التخزين، وتضمن احترام التنظيمات. وتعتمد العديد من المقاولات على برامج حوكمة المعلومات لتحديد قواعد الولوج والصلاحيات والاستعمالات المقبولة لأصولها الرقمية. ومع انتشار التخزين السحابي والعمل عن بُعد، أصبح من الضروري إعادة تقييم هذه السياسات بانتظام والاستلهام من أفضل الممارسات.
ما هي حوكمة المعلومات؟
تضم حوكمة المعلومات مجموع الاستراتيجيات التي تتيح التحكم في الولوج إلى الأصول الرقمية وتدبيرها: أنظمة تدبير المحتوى، وخوادم الملفات، والإنترانت، وخدمات التخزين السحابي. وتحدد العمليات والفاعلين والتقنيات اللازمة لضمان الامتثال التنظيمي.
لا ينبغي الخلط بينها وبين حوكمة البيانات، التي تركّز أكثر على جودة البيانات المهيكلة وتدبيرها، إذ تغطي حوكمة المعلومات نطاقاً أوسع وتنطبق على كل أنواع المحتوى، مهيكلاً كان أم لا.
دور أساسي في تدبير المحتوى
تحدد سياسات الحوكمة قواعد الأرشفة وحفظ السجلات، وكذلك التكوينات الموجّهة للمتعاونين لمساعدتهم على التعامل الصحيح مع المعلومات الحساسة. وهي ضرورية للامتثال لتنظيمات مثل RGPD وCCPA وHIPAA وSarbanes-Oxley.
- تشكيل لجنة قيادة
تهم حوكمة المعلومات مصالح عديدة: الموارد البشرية، والشؤون القانونية، والامتثال، والمعلوميات… ويتيح إنشاء لجنة متعددة التخصصات تحديد الأهداف وضمان تبنٍّ أوسع بفضل دعم الإدارة. - تحديد احتياجات الأعمال والمتطلبات التنظيمية
لكل قطاع متطلباته الخاصة. ففي الصحة مثلاً، يتعلق الأمر بحماية البيانات الطبية الحساسة؛ وفي المجال القانوني، بتصنيف المعلومات المتعلقة بالعملاء وتأمينها. ويُعد تحديد هذه المعايير منذ البداية أمراً حاسماً. - تكييف السياسات مع العمل عن بُعد
مع تنامي العمل الهجين، يتضاعف إنتاج المحتوى الرقمي (اجتماعات مسجّلة، تبادلات عبر أدوات المراسلة التعاونية، وثائق مخزّنة في OneDrive وSharePoint وDropbox، إلخ.). ويجب أن تتضمن سياسات الحوكمة قواعد دقيقة لتأمين هذا المحتوى وحفظه. - صياغة المساطر وتحميل المستخدمين المسؤولية
التكنولوجيا وحدها لا تكفي. يجب إدماج القواعد في مساطر واضحة ومرافقتها بتكوينات. كما يجب على فرق الموارد البشرية والامتثال السهر على تطبيقها والتدخل في حالة وقوع حادث. - اعتماد تقارير وتنبيهات للتتبّع
من الضروري تحديد آليات للمراقبة: تتبّع مخالفات السياسات، والحذف غير المصرّح به، والمشاركة الخارجية للبيانات الحساسة… ويجب توثيق كل حادث ومعالجته وفق بروتوكول دقيق، يتراوح بين التوعية البسيطة والتدابير التأديبية. - ضمان المراجعة المستمرة
الحوكمة ليست جامدة. فمع كل اعتماد لأداة جديدة أو تطور تنظيمي أو تنويع للأنشطة، يجب مراجعة السياسات وتعديلها لضمان فعاليتها على المدى الطويل.
مقاربة شاملة واستراتيجية
حوكمة المعلومات ليست مجرد مشروع تقني تقوده مصلحة المعلوميات، بل تُلزم المؤسسة بأكملها وتتطلب انخراط الإدارة. ومن خلال وضع قواعد واضحة وتكييف الممارسات مع واقع الأعمال، فإنها تحمي البيانات وتحسّن تدبيرها وتعزز امتثال المقاولة.
تساعدكم HTBS على تأمين بنيتكم المعلوماتية
لمعرفة المزيد عن حلولنا لأمن البيانات اتصلوا بنا على: [email protected]
آخر مقالاتنا حول كيفية منع تسرب البيانات: حلولنا العملية لحماية مقاولتكم هنا